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证明的危“机”

发布时间:2016年10月10日 阅读次数:打印本页 关闭窗口
                                   威海市威海卫公证处 陈军
    陈军,男,1979年4月28日出生,威海市威海卫公证处公证员,烟台大学法学本科
    最近一段时间,“证明”一词在媒体上出现的频率非常高,从李总理提出“你妈是你妈”,这怎么证明呢?简直是笑话!”开始,各媒体积极汇总各种奇葩证明,吸引了公众的注意。作为专业的证明机构,公证处也身涉其中。直到有派出所民警出具证明时采用加备注形式引爆部门之间证明的对抗,其他派出所民警也效仿,给公证处出的证明也加备注,把公证处送到聚光灯下晃了一下。最后公安部在官方微博“公安部打四黑除四害”上晒出了18项不该由公安机关出具的证明,将部门出具证明的责任之争引发了新的高潮,甚至公安部直接指明了某些证明应由公证机构出具,感谢公安部在法定公证之外给公证处指定公证事项。公证处本来在大众的眼中就有“拿证来证”、“盖章收费”的印象,在这一轮媒体关注中,给整个公证行业的证明工作带来深深的危机感。
    本文无意争论证明是否奇葩,也无意参与各部门之间的证明责任分配,主要是探讨公证机构如何应对此次危机,能否在“危”中寻“机”,困境中突破,为公证行业争取一个新局面。
    根据《公证法》的规定,公证机构是依法设立,不以营利为目的,依法独立行使公证职能、承担民事责任的证明机构,将公证机构定性为专业证明机构。我们公证机构必须要有自己的核心竞争力,大数据时代,我们不能落后时代,要建立自己的数据库,才可以从根本上解决这个问题。
    数据库的建立是个大工程,工程再大也要从头开始做起,首先是数据收集工作。数据收集要先发掘公证处自己的宝藏。把我们历年的公证卷宗利用起来。历年的出生公证、结婚公证、亲属关系公证、继承公证可以直接查询使用。其他的公证卷宗要整理后使用。我们办的每一件公证都要求当事人提供户口簿,涉及夫妻关系的要求提供结婚证,把这些户口簿和结婚证都整理下来,建立起各个当事人之间的关系。要知道一个小城市的所有公证机构以一年办证2万件计算,不考虑多次办证的因素,公证机构会收集到2万个户口簿,按每个户口簿三口人计算,每年可以建立6万人的关系档案,10年就是60万,而小城市一般不过百万人口左右。做这件工作,不但要投入大量的人力,还需要工作利器,需要好用的电脑软件。建议公协出面和电脑公司合作开发软件,以供各个公证处使用。要不然各个公证处各自开发,投入大,最后要求数据联网合作时却发现难以兼容,又要费一番手脚。
    数据收集工作当然不能仅限于公证处的档案,还要使用其他部门的数据,在各个部门信息不联通的今天,只是阻力比较大的工作。从工作实践来看,非政府部门的数据信息还是比较容易采集的。比如说公民的出生、死亡信息,完全可以从医院直接取得第一手资料,要知道别人说公证拿证来证,公安也是拿证来登的。公民的户口信息中,因出生入户的原始信息就来自医院的出生证明,正常死亡的公民户籍注销原始信息也来自医院的死亡证明,非正常死亡的才是公安部门自己出具证明。当然还有其他一些例外情况不是医院的信息能掌握的,比如说非婚生子女、收养、宣告死亡等,但医院的信息是主要的、是占据绝对多数数量级的。与医院沟通,建立信息共享,实施更新我们的数据,我们甚至可以做到比公安的数据信息更新。因为有些孩子的出生是不落户的,比如要父母一方或双方是外国人,要加入外国国籍;有些公民死亡后不及时注销户口,公安部门也不掌握其死亡的信息。
    职工的人事档案一般保管于工作单位、人才市场、退休职工的档案一般保管在街道办事处,干部的人事档案一般保管在组织部门。工作单位一般比较好沟通,带照相机将职工人事档案拍下,回单位整理就行了。其他部门沟通比较难一些,工作可以慢慢做。
没有工作单位或自由职业的当事人信息来源要依靠村委会。小城市的人口主要来自周边乡村、县市,他们离家来城里工作,有的会在城里安家,城里的居委会一般不会了解他们的信息,但他们原来所在的村委会会了解他们的信息。
    如果我们能专门组织人员到各个单位、村委会收集信息,建立全面的亲属关系信息那当然好了,但这个工作量十分巨大,一般的公证处都难以开展这项工作。我建议采用挂一涉万的做法逐步来做,比如我们到某企业核实某职工的人事档案,完全可以顺便把其他职工的人事档案全部拍照带走;我们到某个村里核实某个当事人的信息,完全可以把村里保存的村民户口资料拍照带走。现在一般的村里都有村民户口资料,毕竟涉及到村民选举及村民福利发放问题。
    资料收集后整理、汇编需要严重依赖电脑软件,达到输入当事人名字就能搜索出其亲属关系的程度。各地公证处能搜索到各地的人口资料,外地当事人的资料就需要公证处之间的联网合作了。另外即使上述资料收集过程都能顺利进行,总有当事人信息不全的情况,这就需要后期资料补正、完善。我认为可以通过对知情人(证人)核实方式进行。比如说我们输入电脑的当事人资料包括其住址、工作单位,当有相近住址的当事人(尤其是同村的村民)或相同工作单位的当事人到公证处申办公证时,就可以对其询问,对资料进行补正、完善。这是一个长期、连续的过程。
    借助整个社会对证明问题的关注以及公安部门明确表示不出具18种证明的实际,引导舆论要求各档案保管部门将档案对公证机构开放,这将有利于公证处迅速建立自己的数据库。在这个瞬息万变的网络时代,越界抢劫成为新常态,如果我们不尽快动手建立数据库,很可能其他部门就已经完成这项工作了,那公证将更加边缘化,处境更加艰难。
    一旦公证行业建立了中国公民亲属关系登记系统,那对整个公证行业具有划时代的意义。公民办理出生、亲属关系、继承公证将不再头疼开证明的问题,公证处轻松调取电脑资料即可,公证就会大大提高在公民心目中的印象分。慢慢地,开证明到公证处会成为中国公民的一项传统,而公证处也会很好地胜任这项工作。还有,一旦公证行业建立了中国公民亲属关系登记系统,那么将不再是我们求着相关部门出具亲属关系证明,相反,其他部门将会使用我们的亲属关系证明,甚至国家要建立国民信息数据库,也会以公证的数据库为核心,甚至直接将这项工作交给公证处。届时,整个公证行业的社会地位将与现在大大不同,公证书的使用情况也将日新月异。
    社会对公证的关注是一把双刃剑,公众的不理解、质疑是是公证的危机,但公证处通过自救、引导舆论,外寻机遇、内练内功,未必不是公证发展的契机。但千里之行始于足下。
  
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